خطوات تساعدك في التخطيط ليومك

العديد من الأشخاص يعتقدون أن النجاح يكمن في تولي العديد من المهام ، أو توقيع عقود مع شركات جديدة ، ولكنهم يهملون الجانب المهم ، وهو وضع خطة لإدارة هذه المشاريع في الوقت المحدد لها ، لأن تسليم المشروع في الوقت المحدد ، يضمن لك النجاح ، ويضمن لك الاستمرارية مع الشركات التي تقدم لها هذه الخدمات.

من اللحظة التي تفتح بها باب منزلك وأنت متجه إلى عملك ، إلى اللحظة التي تعود بها إلى نفس الباب مساءا ، عليك أن تستغل كل لحظة لتنجز بها شيئا ما ، حتى تضمن النجاح والتميز.

1- ابدأ التخطيط مبكرا

يفضل أن تبدأ في تخطيط يوميك في الليلة التي تسبق هذا اليوم ، تقول الدكتوره أليس بويز Dr. Alice Boyes مؤلفة كتاب "مجموعة الأدوات المضادة للقلق" The Anti-Anxiety Toolkit بأن اتخاذ القرار غالبا ما يستنفذ قوة الإرادة.

وتقترح أليس بأن تبدأ في تخطيط يومك في الليل ، لأنك في اليوم التالي ستبدأ من مكتبك في العمل فورا ، بدلا من أن تستنفذ الوقت في التفكير بما ستبدأ يومك.

وتقول تمارا مايلس Tamara Myles في كتابها السر للوصول إلى ذروة الانتاج The Secret to Peak Productivity ،وهي مستشارة متخصصة في زيادة الانتاجية في العمل، بأن التخطيط المسبق لأهم ثلاثة أشياء عليك أن تنجزها كل يوم، هو سر الانتاجية والانجاز في العمل.

وتضيف تمارا: "لا بد أن تخطط ليومك في أقل من خمسة دقائق ، وإذا تطلب التخطيط أكثر من ذلك ، هذا يعني أن لديك مشكلات متراكمة ، وعليك أن تحلها في أقرب فرصة".

2- ابدأ بالمشروع الأصعب في الصباح

ينصح مستشاروا إدارة الأعمال دائما بالبدأ بالمشروع الأصعب ، أو بالجزئية الصعبة من عملك كأول مهمة في الصباح عندما تبدأ يومك ، لأن طاقتك تكون في ذروتها كذلك انتاجيتك.

اختيار المهمة التي ستبدأ بها يومك هو نصف الحل ، أغلب الأشخاص الناجحين في حياتهم يفعلون ذلك.

3- خذ 17 دقيقة راحة لكل 52 دقيقة عمل متواصلة

عندما تصل إلى مرحلة يتوقف فيها عقلك عن التفكير ، أو تفقد التركيز ، عليك أن تبتعد عن شاشة الكمبيوتر التي أمامك.

أن تمضي وقتا طويلا أمام الشاشة ليس بالضرورة يعني أنك ستنجز أكثر ، فقد قامت شركة دراوجيوم جروب The Draugiem Group ، باختبار مستخدمة تطبيق يسمى ديسك تايم DeskTime ، ووجدت الدراسة بأن إمضاء وقت طويل أمام شاشة الكمبيوتر أو بالجلوس أمام مكتبتك لا يرتبط بزيادة الانتاجية.

4- أدخل ردود الفعل في جدولك

إن تغييرك لجدولك ، وتبني جدول جديد مبني على ما تم ذكره أعلاه ليس كافيا ، لأن الهدف الأساسي هو تحقيق معدل إنجاز أكبر ، لهذا عليك أن تدخل في جدولك متابعة ردود أفعال من تقدم لهم هذه الخدمات أو من تنجز لهم هذه الأعمال ، لتتأكد بأن ما تقوم به قد نجح ، أو حقق المطلوب.

5- إلتزم فقط بساعات العمل المحددة

أن تنهي عملك مع انتهاء وقت العمل الرسمي هو الوضع المثالي ، لأنك ستبرمج نفسك على أن تنهي جميع المهام دون تأخير، ولن تضطر أن تبقى لوقت أطول ، مما قد يؤثر على أداءك أو علاقاتك الاجتماعية.